Ich habe kürzlich David Allen’s “Getting Things Done (GTD)” (Wikipedia) gelesen und als Folge davon mein Time/Self-Management total umgebaut. Die Lektüre kann ich nur empfehlen. GTD ist nicht rocket science, aber es hilft, wenn sich jemand mal in Ruhe (und über einen langen Zeitraum) damit beschäftig hat, wie man all die Anfragen, Informationen, und tausend anderen kleinen Dinge, die täglich auf uns einprasseln, verarbeitet und das Wichtige (Projekte und “next actions”) in einem System hält, das man auch über längere Zeit aufrecht erhalten kann – und will!
Nach der Lektüre war die Frage, wie das Konzept mit den eigenen Mitteln umsetzen. Nach dem Ausprobieren verschiedener freier webbasierter GTD-Tools (v.a. gtd-php, taskfreak), habe ich mich gegen eine digitale Lösung entschieden. Alle getesteten Tools brauchen so viele Klicks, sind so unpraktisch designed und reagieren so zäh, wenn man viele Aktionen am Stück eingeben will, dass ich für das Verwalten mehr Zeit bräuchte als für die eigentliche action. Ausserdem ist die reale Gefahr, dass man überorganisiert, weil es verleitet, Dutzende Kategorien für Projekte anzulegen.
Schliesslich bin ich für mich auf diesen Grundsatz gekommen: Die Flexibilität von Papier ist unschlagbar. Darum alles auf Papier umsetzen. (Und weil ich gerne mit Papier umgehe. Der Spassfaktor ist als Motivator das System dauerhaft zu gebrauchen nicht zu unterschätzen!) Also habe ich meine tempus-Agenda komplett umgebaut, sodass die Registerkarten den verschiedenen Organisationskomponenten (“buckets”) von GTD entsprechen. Längerfristig kommen auch elegante Puristenlösungen wie z.B. der Hipster PDA in Frage, da der einzige Vorteil einer Agenda – ein Kalender – als einzige Ausnahme weg vom Papier soll.
Warum ist der Kalender die einzige Nichtpapierlösung? Weil Computer beim automatischen Erinnern an Termine unschlagbar sind. (Geburtstage, anybody?) Aktuell habe ich deshalb WebCalendar auf meiner Website installiert. In weiteren Schritten ist geplant, den Kalender über Sunbird von den Desktops zuhause und im Büro zu nutzen. Und noch später wäre eine Kombination mit dem billigen, linux-basierten, ultra-portablen Asus EEE und dem ersten Open Source Mobiltelefon Neo1973 eine attraktive Variante. Mal schauen.
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